تصحيح الاخطاء المحاسبية و المعالجة المحاسبية
في هذا الموضوع نحاول التطرق الى انواع الاخطاء المحاسبية التي يقع فيها المحاسب اثناء مهامه في معالجة مختلف وثائق الاثبات المحاسبية ، في جانب التطرق الى اسباب الاخطاء، و كيفية معالجتها باسهل الطرق.
انواع الاخطاء المحاسبية:
هناك انواع عديدة للاخطاء المحاسبية نذكر منها :الاخطاء الحسابية (الرياضية)، و الاخطاء المتعلقة بالحسابات المناسبة للعملية، و التسجيلات المضاعفة لنفس العملية المحاسبية، هذه الاخطاء هي في العادة نتيجة لعدم الانتباه البشري او بسبب سوء التنظيم داخل الشركة و محدودية الاجراءات المتبعة فيها.
الاخطاء الرياضية ( الحسابية):
و نجد نوعيين من الاخطاء الرياضية او الحسابية و هما:
1-عكس ارقام المبالغ المالية:
ينتج هذا النوع من الاخطاء نتيجة عكس رقمين في المبلغ المسجل، حيث ان الفارق الذي ينتج في التسجيلات هو احد مضاعفات العدد ''9'' .
مثــــــال:
يمكن تسجيل مبلغ 3012 بدلا من 2301، اي عكس رقمين في المبلغ.
و يمكن التاكد من وجود الخطئ من خلال العملية البسيطة التالية:
3012 - 2301 = 711، المبلغ 711 هو احد مضاعفات العدد ''9'' ( 711 / 9 = 79 ).
و منه فعلى المحاسب التوجه مباشرة للبحث عن المبالغ المعكوس في العمليات المحاسبية المسجلة.
2- الترحيل من جديد:
هذا النوع من الاخطاء يتم اكتشافه من خلال ميزان المراجعة، لكن قليل الحدوث بسبب استعمال البرامج الاعلام الالي في المحاسبة، و تحديد الخطئ يتطلب القيام بتحليل لارصدة الحسابات المستخدمة خلال فترة معينة.
اخطاء التسجيل في الحسابات المناسبة:
يمكن ان يحدث هذا النوع من الاخطاء عند تسجيل العملية في حساب غير مناسب بدل الصحيح، حيث انه يعتبر اكثر الاخطاء انتشارا في مهنة المحاسبة و يتم بين الحسابات النتالية:
- حساب اعباء بدل حساب ميزانية؛
- حساب ايراد بدل حساب ميزانية؛
- حساب اعباء بدل حساب اعباء اخر؛
- حساب ايراد بدل حساب ايراد اخر؛
- حساب ميزانية بدل حساب ميزانية اخر؛
- حساب اعباء بدل حساب ايراد.
عدم تسجيل و نسيان عملية محاسبية:
هذا النوع من الاخطاء هو ايضا كثير الحدوث، و لا يمكن اكتشافه الا بعد عملية
التحليل للحسابات المحاسبية عند اغلاف فترة معينة و استخراج ميزان المراجعة،
حينها يمكن تحديد العملية المنسية و تصحيح الاخطئ.
التسجيل المضاعف للعمليات :
التسجيل المضاعف للوثائق المحاسبية يعتبر من اخطر الاخطاء خاصة في اليومية الخاصة
بالبنك، حيث ان التسجل مرة اضافية او اكثر لنفس العملية يحدث خلال كبيرا في
التوازنات المالية للشركة خلال فترة معينة.
مثــــــال:
تسجيل فاتورة مورد بشكل مضاعف قد ينتج عنه تسديدها مرة اخرى و خروج اموال الشركة
بشكل خاطئ.
اسبــــــــاب الاخطاء المحاسبية:
تنتج الاخطاء في العادة نتيجة سوء التنظيم داخل مصلحة المحاسبة و المالية، او نقص
في الخبروة المهنية، او احيانا لعدم الانتباه و لا مبلاة من طرف الموظفين في
المصلحة.
1- سوء التنظيم في مصلحة المحاسبة :
سوء التنظيم يبرز في عدة نقاط منها:
- عدم وجود مدونة حسابات مفصلة خاصة بالشركة تشمل كل الحالات المحاسبية و المالية؛
- عدم وجود دليل للاجراءات المحاسبية و تحديد المهام لكل عنصر في مصالح الشركة و بالاخص في المالية و المحاسبة؛
- نقص الخبرة المهنية في مجال المحاسبة؛
هذ المشاكل يمكن التغلب عليها باعداد مدونة حسابات مفصلة حسب متطلبات
الشركة، و وضع اجراءات جديدة لتنظيم مصلحة المحاسبة، حيث يمكن الاستعانة بخبرة
خارجية مثل خبير محاسبي.
الى جانب تاهيل الموظفين عن طريق دورات تكوينية لكسب معارف جديدة في المحاسبة.
2- عدم احترام القواعد و المبادئ المحاسبية:
المحاسبية مبنيية على قواعد و مبادئ و طرق يجب احترامها، حيث ان مسك المحاسبة لا
يكون الا باعطاء عناية كبيرة للتنظيم و الترتيب في المهام و الصلاحيات والانظباط
خلال العمل، الى جانب اقامة مناخ مناسب بين افراد مصلحة المحاسبة و المالية.
3- الاخطاء البشرية في المحاسبة:
في حالة توفر كل الشروط المناسبة للعمل من الامكانيات مادية و اجراءات منظمة
داخلة الشركة ، فانه من المستحيل تفادي الاخطاء البشرية كانسيان و السهو و
الاهمال في بعض الاحيان، مع الخبرة المهنية، الممارسة و التحكم في وسائل الاعلام
الالي تصبح الاخطاء البشرية نادرة الحدوث او قليلة لدرجة يصبح فيها تحديد
الخطئ سهلا للغاية.
تصحيح الاخطاء المحاسبية:
تصحيح الاخطاء في اليومية:
نظريا هناك عدة طرق لتصحيح الاخطاء المسجلة في اليومية العامة للمحاسبة وهي
كالتالي:
- طريقة القيد العكسي للعملية؛
- طريقة المتمم الى الصفر؛
- طريقة العدد السالب؛
- طريقة التحويل؛
عمليا طريقة القيد العكسي او التسجيل العكسي للعملية هي اسهل و ابسط طريقة مجدية
لتصحيح الاخطاء ، اما بالنسبة لطريقة المتمم الى الصفر و الطريقة السالبة فانهما
غير منشرتين لتعقيدهما.
طريقة القيد العكسي للعملية:
في حالة حدث الخطئ في مبلغ العملية او الحساب المناسب لها فانه يتم بكل بساطة و
في نفس اليومية عكس التسجيل المحاسبي (عكس الدائن - المدين) ثم اعادة تسجيل
العملية بشكل صحيح .
الامر يتطلب فقط شرح العملية بشكل مفهوم، حيث يجب ان يتضمن تعيين العملية
المعلومات التالية:
- تاريخ العملية المصححة؛
- سبب التصحيح؛
- رقم التسجيل المحاسبي (piece comptable)؛
- مرجع الوثيقة المصححة مثل رقم الفاتورة مثلا.
القيد الخاطئ :
| Date | Compte | Libelle | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 10/07/N | 625xxx reparation vehicule |
reparation auto.facure 12/xx |
1900 | |
| 10/07/N | 401xxx fournisseurs services |
1900 |
التصحيح بطريقة القيد العكسي :
| Date | Compte | Libelle | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 31/07/N | 401xxx fournisseur services |
reparation auto.facure 12/xx |
1900 | |
| 31/07/N | 625xxx reparation vehicule | 1900 |
القيد الصحيح :
| Date | Compte | Libelle | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 31/07/N | 615xxx reparation vehicule |
reparation auto.facure 12/xx |
1596.64 | |
| 31/07/N | 4456 TVA deductible | TVA reparation auto.facure 12/xx |
303.36 | |
| 31/07/N | 401xxx fournisseur services | 1900 |
التصحيح بطريقة التحويل:
لتسهيل الامر اكثر يمكن استخدام طريقة التحويل لتصحيح الخطئ كالتالي :
| Date | Compte | Libelle | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 31/07/N | 615xxx reparation vehicule |
reparation auto.facure 12/xx |
1596.64 | |
| 31/07/N | 4456 TVA deductible | TVA reparation auto.facure 12/xx |
303.36 | |
| 31/07/N | 625xxx reparation vehicule | 1900 |
طريقة المتمم الى الصفر :
المتمم الى الصفر هو العدد المعكوس و يكون سالبا مثلا المتتم الى الصر للعدد 40
هو -40 و يكتب - 100 + 60 = - 40
و نكتب في التسجيل 160¯ حيث ان العلامة الصغيرة تدل على ان رقم 100 سالب و بقية
الرقم هو موجب .
هذ الطريقة تعتتبر غير عملية، حيث يمكن هي الاخرى ان سبب لاخطاء محاسبية، و تم
اختراع هذه الطريقة للتقليل من التسجيلات المحاسبية و عدم تغيير في مجاميع
الحسابات و مجموع دفتر اليومية، لكن هذه الاجابيات هي صغيرة لا معنى لها.
مثــــال:
نفس المثال السابق
| Date | Compte | Libelle | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 31/07/N | 625xxx reparation vehicule | reparation auto.facure 12/xx | ¯18100 | |
| 31/07/N | 401xxx fournisseur services | ¯18100 |
طريقة القيد بالعدد السالب:
تعتمد طريقة القيد السالب في تسجيل نفس العملية بنفس المبالغ الدائنة و
المدينة و نفس الحسابات بالاشارة السالبة.
نفس المثال السابق:
| Date | Compte | Libelle | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 31/07/N | 625xxx reparation vehicule |
reparation auto.facure 12/xx |
-1900 | |
| 31/07/N | 401xxx fournisseurs services |
-1900 |
كيفية البحث عن الاخطاء المحاسبية :
في حالة عدم توازن المجاميع الدائنة و المدينة في ميزان المراجعة او يختلف
عن مجموع اليومية العامة فانه يدل عل وجود خلل او اخطاء في التسجيل المحاسبي يجب
البحث عنها.
البحث عن الاخطاء يتطلب مجهدا و وقتا كبيرين، لذلك يجب ان يكون البحث على مراحل و بمنهجية
عملية لتسريع عملية البحث و ايجاد الاخطاء.
هناك عدة مؤشرات يمكن الاعتماد عليها خلال اعمال البحث، غير انه لا توجد طريقة
فعالة و دليل يعتمد عليه في مثل هذه الحالة، حيث على المحاسب التاقلم مع كل الحالات
المحاسبية لانه هو الاكثر معرفة بما سجل من عمليات .
مهمة البحث عن الاخطاء تتطور مع الخبرة و مرور سنوات الممارسة في مهنة المحاسبة،
غير انها تتمركز على حركة الارصدة في ميزان المراجعة .
حالات المختلفة للاخطاء المحاسبية في ميزان المراجعة :
يختلف مصدر الخطئ المحاسبي حسب الفارق بين مجموع ميزان المراجعة و مجموع اليومية
اذا كان سالبا او موجبا.
اولا يجب حساب الفرق اذا كان له معنى و يمثل مبلغ معيين ضمن مجموعة من الاقتراحات
يمكن للمحاسب التوجه اليها.
ثانيا في حالة عدم اكتشاف مصدر الخطئ نقوم بمايلي :
الحالة الاولى : مجاميع ميزان المراجعة اكبر من مجموع اليومية :
في هذه الحالة نبحث بالترتيب عن مايلي:
- حساب مكرر في ميزان المراجعة؛
- عملية محاسبية مكررة عدة مرات في دفتر الاستاذ (grand livre)؛
- اعادة مراجة ارصدة الحسابات؛
الحالة الثانية :مجاميع ميزان المراجعة اصغر من مجموع اليومية :
في هذه الحالة نراجع مايلي :
- عدم ظهور احد الحسابات في ميزان المراجعة؛
- التاكد من عدم تسجيل عملية محاسبية من خلال دفتر الاستاذ ؛
ميزان المراجعة غير متوازن بينما احد المجاميع مساوي لمجموع اليومية :
في هذه الحالة نحصر البحث عن الاخطاء في الجانب غير متوازن من ميزان المراجعة و
نحسب الفارق اذا كان يمثل عملية معينة، نقوم بالتصحيح و نعيد استخراج ميزان
المراجعة للتاكد من انتهاء المشكل.
ميزان المرجعة غير متوازن و احد مجامعيه اكبر من مجموع اليومية و الاخر العكس :
في هذه الحالة ايضا يجب البحث عن مبلغ الفارق بينهما، اذا لم يتم ايجاد الاخطاء
يجب اعادة تحليل كل دفاتر الاستاذ الخاصة بكل الحسابات .
خلاصة :
في ايامنا الحالية اصبح ايجاد الاخطاء من خلال ميزان المراجعة امرا قليل الحدوث،
بسبب استخدام البرامج المحاسبية و تنبيهها للمستخدم عن اي خلال في توازن القيود
قبل تاكيد اي العملية محاسبية، من جهة اخرى اصبح للبرامج المحاسبية مميزات تساعد
في البحث عن المبالغ بدقة اكبر مما يساعد في تقليل الجهد المهدور في ذلك.
يمكن الاطلاع على موضوع خاص بترصيد الحسابات "47"و "58" من خلال هذا الرابط.
نتمنى يكون الموضوع مفيدا، لا تترددوا في وضع استفساراتكم من خلال التعليقات، و شــــــكرا.
تعليقات
إرسال تعليق