‏موضوع شامل عن مهنة ‏المحاسبة

 تصحيح الأخطاء المحاسبية و المعالجة المحاسبية

في هذا الموضوع نحاول التطرق الى أنواع الأخطاء المحاسبية التي يقع فيها المحاسب اثناء مهامه في معالجة مختلف وثائق الاثبات المحاسبية ، في جانب التطرق الى أسباب الأخطاء، و كيفية معالجتها بأسهل الطرق. 

 

 

أنواع الأخطاء المحاسبية:

هناك أنواع عديدة للأخطاء المحاسبية نذكر منها :الأخطاء الحسابية (الرياضية)، و الأخطاء المتعلقة بالحسابات المناسبة للعملية، و التسجيلات المضاعفة لنفس العملية المحاسبية، هذه الأخطاء هي في العادة نتيجة لعدم الانتباه البشري او بسبب سوء التنظيم داخل الشركة و محدودية الإجراءات المتبعة فيها.

الأخطاء الرياضية ( الحسابية): 

و نجد نوعيين من الأخطاء الرياضية او الحسابية و هما:

1-عكس ارقام المبالغ المالية:

ينتج هذا النوع من الأخطاء نتيجة عكس رقمين في المبلغ المسجل، حيث ان الفارق الذي ينتج في التسجيلات هو احد مضاعفات العدد ''9'' .

مثــــــال:

يمكن تسجيل مبلغ 3012 بدلا من 2301، أي عكس رقمين في المبلغ.

و يمكن التأكد من وجود الخطأ من خلال العملية البسيطة التالية:

3012 - 2301 = 711، المبلغ 711 هو احد مضاعفات العدد ''9'' ( 711 / 9 = 79 ).

و منه فعلى المحاسب التوجه مباشرة للبحث عن المبالغ المعكوس في العمليات المحاسبية المسجلة.

2- الترحيل من جديد:

هذا النوع من الأخطاء يتم اكتشافه من خلال ميزان المراجعة، لكن قليل الحدوث بسبب استعمال البرامج الاعلام الالي في المحاسبة، و تحديد الخطأ يتطلب القيام بتحليل لأرصدة الحسابات المستخدمة خلال فترة معينة.

أخطاء التسجيل في الحسابات المناسبة:

يمكن ان يحدث هذا النوع من الأخطاء عند تسجيل العملية في حساب غير مناسب بدل الصحيح، حيث انه يعتبر اكثر الأخطاء انتشارا في مهنة المحاسبة و يتم بين الحسابات التالية:

• حساب أعباء بدل حساب ميزانية؛
• حساب ايراد بدل حساب ميزانية؛
• حساب أعباء بدل حساب أعباء اخر؛
• حساب ايراد بدل حساب ايراد اخر؛
• حساب ميزانية بدل حساب ميزانية اخر؛
• حساب أعباء بدل حساب ايراد.

عدم تسجيل و نسيان عملية محاسبية:

هذا النوع من الأخطاء هو أيضا كثير الحدوث، و لا يمكن اكتشافه الا بعد عملية التحليل للحسابات المحاسبية عند اغلاف فترة معينة و استخراج ميزان المراجعة، حينها يمكن تحديد العملية المنسية و تصحيح الخطأ.

التسجيل المضاعف للعمليات :

التسجيل المضاعف للوثائق المحاسبية يعتبر من اخطر الأخطاء خاصة في اليومية الخاصة بالبنك، حيث ان التسجل مرة إضافية او اكثر لنفس العملية يحدث خلال كبيرا في التوازنات المالية للشركة خلال فترة معينة.

مثــــــال:

 

تسجيل فاتورة مورد بشكل مضاعف قد ينتج عنه تسديدها مرة أخرى و خروج أموال الشركة بشكل خاطئ.

أسباب الأخطاء المحاسبية:

تنتج الأخطاء في العادة نتيجة سوء التنظيم داخل مصلحة المحاسبة و المالية، او نقص في الخبرة المهنية، او أحيانا لعدم الانتباه و لا مبالاة من طرف الموظفين في المصلحة.

1- سوء التنظيم في مصلحة المحاسبة :

سوء التنظيم يبرز في عدة نقاط منها:

• عدم وجود مدونة حسابات مفصلة  خاصة بالشركة تشمل كل الحالات المحاسبية و المالية؛
• عدم وجود دليل للإجراءات المحاسبية و تحديد المهام لكل عنصر في مصالح الشركة و بالأخص في المالية و المحاسبة؛
• نقص الخبرة المهنية في مجال المحاسبة؛

هذ المشاكل يمكن التغلب عليها بإعداد مدونة حسابات  مفصلة حسب متطلبات الشركة، و وضع إجراءات جديدة لتنظيم مصلحة المحاسبة، حيث يمكن الاستعانة بخبرة خارجية مثل خبير محاسبي.

الى جانب تأهيل الموظفين عن طريق دورات تكوينية لكسب معارف جديدة في المحاسبة.

2- عدم احترام القواعد و المبادئ المحاسبية:

المحاسبة مبنية على قواعد و مبادئ و طرق يجب احترامها، حيث ان مسك المحاسبة لا يكون الا بإعطاء عناية كبيرة للتنظيم و الترتيب في المهام و الصلاحيات والانضباط خلال العمل، الى جانب إقامة مناخ مناسب بين افراد مصلحة المحاسبة و المالية.

3- الأخطاء البشرية في المحاسبة:

في حالة توفر كل الشروط المناسبة للعمل من الإمكانيات مادية و إجراءات منظمة داخلة الشركة ، فانه من المستحيل تفادي الأخطاء البشرية كالنسيان و السهو و الإهمال في بعض الأحيان، مع الخبرة المهنية، الممارسة و التحكم في وسائل الاعلام الالي  تصبح الأخطاء البشرية نادرة الحدوث او قليلة لدرجة يصبح فيها تحديد الخطأ سهلا للغاية.

تصحيح الأخطاء المحاسبية:

تصحيح الأخطاء في اليومية:

نظريا هناك عدة طرق لتصحيح الأخطاء المسجلة في اليومية العامة للمحاسبة وهي كالتالي:

• طريقة القيد العكسي للعملية؛
• طريقة المتمم الى الصفر؛
• طريقة العدد السالب؛
• طريقة التحويل؛
  

عمليا طريقة القيد العكسي او التسجيل العكسي للعملية هي اسهل و ابسط طريقة مجدية لتصحيح الأخطاء ، اما بالنسبة لطريقة المتمم الى الصفر و الطريقة السالبة فانهما غير منشرتين لتعقيدهما.

طريقة القيد العكسي للعملية:

في حالة حدث الخطأ في مبلغ العملية او الحساب المناسب لها فانه يتم بكل بساطة و في نفس اليومية عكس التسجيل المحاسبي (عكس  الدائن - المدين) ثم إعادة تسجيل العملية بشكل صحيح .

الامر يتطلب فقط شرح العملية بشكل مفهوم، حيث يجب ان يتضمن تعيين العملية المعلومات التالية:

• تاريخ العملية المصححة؛
• سبب التصحيح؛
• رقم التسجيل المحاسبي (piece comptable)؛
• مرجع الوثيقة المصححة مثل رقم الفاتورة مثلا.

مثـــــال:

 

القيد الخاطئ :

 

Date	Compte	Libelle	Débit	Crédit
10/07/N	625xxx reparation vehicule	reparation auto.facure 12/xx	1900
10/07/N	401xxx fournisseurs services			1900

 

 التصحيح بطريقة القيد العكسي :

 

Date	Compte	Libelle	Débit	Crédit
31/07/N	401xxx fournisseur services	reparation auto.facure 12/xx	1900
31/07/N	625xxx reparation vehicule			1900

 

القيد الصحيح :

 

Date	Compte	Libelle	Débit	Crédit
31/07/N	615xxx reparation vehicule	reparation auto.facure 12/xx	1596.64
31/07/N	4456 TVA deductible	TVA reparation auto.facure 12/xx	303.36
31/07/N	401xxx fournisseur services			1900

التصحيح بطريقة التحويل:

لتسهيل الامر اكثر يمكن استخدام طريقة التحويل لتصحيح الخطأ كالتالي :

 

Date	Compte	Libelle	Débit	Crédit
31/07/N	615xxx reparation vehicule	reparation auto.facure 12/xx	1596.64
31/07/N	4456 TVA deductible	TVA reparation auto.facure 12/xx	303.36
31/07/N	625xxx reparation vehicule			1900

طريقة المتمم الى الصفر :

المتمم الى الصفر هو العدد المعكوس و يكون سالبا مثلا المتمم الى الصر للعدد 40 هو -40 و يكتب - 100 + 60 = - 40 

و نكتب في التسجيل 160¯ حيث ان العلامة الصغيرة تدل على ان رقم 100 سالب و بقية الرقم هو موجب .

هذ الطريقة تعتبر غير عملية، حيث يمكن هي الأخرى ان تكون سبب لأخطاء محاسبية، و تم اختراع هذه الطريقة للتقليل من التسجيلات المحاسبية و عدم تغيير في مجاميع الحسابات و مجموع دفتر اليومية، لكن هذه الإيجابيات هي صغيرة لا معنى لها. 

 

 

مثــــال: 

 

نفس المثال السابق 

Date	Compte	Libelle	Débit	Crédit
31/07/N	625xxx reparation vehicule	reparation auto.facure 12/xx	¯18100
31/07/N	401xxx fournisseur services			¯18100

طريقة القيد بالعدد السالب:

تعتمد طريقة القيد السالب  في تسجيل نفس العملية بنفس المبالغ الدائنة و المدينة و نفس الحسابات بالاشارة السالبة.

نفس المثال السابق:

 

Date	Compte	Libelle	Débit	Crédit
31/07/N	625xxx reparation vehicule	reparation auto.facure 12/xx	-1900
31/07/N	401xxx fournisseurs services			-1900

كيفية البحث عن الأخطاء المحاسبية :

في حالة عدم توازن المجاميع الدائنة و المدينة في ميزان المراجعة  او يختلف عن مجموع اليومية العامة فانه يدل عل وجود خلل او أخطاء في التسجيل المحاسبي يجب البحث عنها.

البحث عن الأخطاء يتطلب مجهدا و وقتا كبيرين، لذلك يجب ان يكون البحث على مراحل و بمنهجية عملية لتسريع عملية البحث و إيجاد الأخطاء. 

 

هناك عدة مؤشرات يمكن الاعتماد عليها خلال اعمال البحث، غير انه لا توجد طريقة فعالة و دليل يعتمد عليه في مثل هذه الحالة، حيث على المحاسب التأقلم مع كل الحالات المحاسبية لأنه هو الأكثر معرفة بما سجل من عمليات .

مهمة البحث عن الأخطاء تتطور مع الخبرة و مرور سنوات الممارسة في مهنة المحاسبة، غير انها تتمركز على حركة الأرصدة في ميزان المراجعة . 

 

حالات المختلفة للأخطاء المحاسبية في ميزان المراجعة :

يختلف مصدر الخطأ المحاسبي حسب الفارق بين مجموع ميزان المراجعة و مجموع اليومية اذا كان سالبا او موجبا.

أولا يجب حساب الفرق اذا كان له معنى و يمثل مبلغ معيين ضمن مجموعة من الاقتراحات يمكن للمحاسب التوجه اليها.

ثانيا في حالة عدم اكتشاف مصدر الخطأ نقوم بما يلي :

الحالة الأولى : مجاميع ميزان المراجعة اكبر من مجموع اليومية :

في هذه الحالة نبحث بالترتيب عن ما يلي:

• حساب مكرر في ميزان المراجعة؛
• عملية محاسبية مكررة عدة مرات في دفتر الأستاذ (grand livre)؛
• إعادة مراجعة ارصدة الحسابات؛

الحالة الثانية :مجاميع ميزان المراجعة اصغر من مجموع اليومية :

في هذه الحالة نراجع ما يلي :

• عدم ظهور احد الحسابات في ميزان المراجعة؛
• التأكد من عدم تسجيل عملية محاسبية من خلال دفتر الأستاذ ؛

ميزان المراجعة غير متوازن بينما احد المجاميع مساوي لمجموع اليومية :

في هذه الحالة نحصر البحث عن الأخطاء في الجانب غير متوازن من ميزان المراجعة و نحسب الفارق اذا كان يمثل عملية معينة، نقوم بالتصحيح و نعيد استخراج ميزان المراجعة للتأكد من انتهاء المشكل.

ميزان المرجعة غير متوازن و احد مجاميعه اكبر من مجموع اليومية و الاخر العكس :

في هذه الحالة أيضا يجب البحث عن مبلغ الفارق بينهما، اذا لم يتم إيجاد الأخطاء يجب إعادة تحليل كل دفاتر الأستاذ الخاصة بكل الحسابات .

خلاصة :

 

في أيامنا الحالية اصبح إيجاد الأخطاء من خلال ميزان المراجعة امرا قليل الحدوث، بسبب استخدام البرامج المحاسبية و تنبيهها للمستخدم عن أي خلال في توازن القيود قبل تأكيد أي العملية محاسبية، من جهة أخرى اصبح للبرامج المحاسبية مميزات تساعد في البحث عن المبالغ بدقة اكبر مما يساعد في تقليل الجهد المهدور في ذلك. 

 

يمكن الاطلاع على موضوع خاص بترصيد الحسابات "47"و "58" من خلال هذا الرابط.

نتمنى يكون الموضوع مفيدا، لا تترددوا في وضع استفساراتكم من خلال التعليقات، و شــــــكرا.